Nowy system e-Faktur w gdańskim magistracie – co warto wiedzieć? - Referat Prasowy Urzędu Miejskiego w Gdańsku

Co ważne, dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej zmiany te są dobrowolne. Zgodnie z rekomendacjami Urząd Miejski w Gdańsku nie będzie przesyłał do systemu KSeF faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych.

Co system KSeF oznacza dla Urzędu?

• Cyfrowy standard Każda faktura zyskuje unikatowy numer identyfikacyjny oraz jednolity format XML (uniwersalny sposób zapisywania danych w formie tekstowej, możliwy do odczytu zarówno przez ludzi, jak i systemy informatyczne).
• Automatyzacja Faktury sprzedaży wystawiane przez Urząd trafiają do systemu automatycznie, a faktury zakupowe od kontrahentów są pobierane bezpośrednio do elektronicznego obiegu dokumentów.
• Nowoczesne narzędzia Integracja z systemem odbywa się za pomocą dedykowanej aplikacji FAKTURA365.

Krok w stronę nowoczesnej administracji

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny etap cyfryzacji usług publicznych w Gdańsku. System zwiększa przejrzystość, bezpieczeństwo i sprawność obiegu dokumentów finansowych oraz w dłuższej perspektywie ułatwi współpracę między administracją a przedsiębiorcami.

Jak wystawić fakturę na Gminę?

Aby prawidłowo wystawić fakturę dla Gminy Miasta Gdańska w systemie KSeF, należy wprowadzić na fakturze dane Nabywcy (Gmina) oraz dane Odbiorcy (konkretnej jednostki organizacyjnej).

Dane Nabywcy (Gmina Miasta Gdańska)

Na każdej fakturze wystawianej na Gminę w polu NABYWCA wpisujemy:

• Nazwa: Gmina Miasta Gdańska
• NIP: 583-001-19-69
• Adres: ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk

Te dane są zawsze takie same, niezależnie od tego, dla której jednostki wystawiasz fakturę.

Dane Odbiorcy – w zależności od tego, dla kogo jest realizowana usługa/dostawa

Jeżeli faktura dotyczy Urzędu Miejskiego w Gdańsku, w polu ODBIORCA wpisujemy:

• Nazwa: Urząd Miejski w Gdańsku – pełna nazwa właściwego wydziału/biura, np. Urząd Miejski w Gdańsku – Wydział Infrastruktury
• NIP: 583-346-67-42
• Adres: ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk

Jeżeli faktura dotyczy innej jednostki budżetowej lub zakładu budżetowego, w polu ODBIORCA wpisujemy:

• Nazwa: Pełna nazwa jednostki (np. szkoły, instytucji kultury, żłobka itp.)
• NIP: NIP jednostki (zgodnie z tym, którego używa dla celów podatku dochodowego)
• Adres: Adres jednostki (ulica, kod pocztowy, miasto)

Warunki transakcji – obowiązkowy numer umowy

Na fakturze, w polu „Warunki transakcji” lub w opisie należy obowiązkowo podać numer umowy, na podstawie której realizowana jest usługa lub dostawa.

Przykładowe tabele z danymi

Dla Odbiorcy (Podmiot3) -  Urząd Miejski w Gdańsku

Dla Odbiorcy (Podmiot3) - pozostałe jednostki budżetowe oraz zakład budżetowy