Podatkowy Robot oraz Portal Szkolny – innowacyjne hity roku - Referat Prasowy Urzędu Miejskiego w Gdańsku

W piątek 26 maja w Warszawie wręczono nagrody czwartej edycji konkursu Innowacyjny Samorząd, organizowanego przez Serwis Samorządowy Polskiej Agencji Prasowej. W tej odsłonie na konkurs wpłynęły 244 projekty. Dwa gdańskie projekty zostały wyróżnione: Podatkowy Robot zdobył pierwsze miejsce, a Portal Szkolny - wyróżnienie w kategorii dużych miast powyżej 200 tysięcy mieszkańców.

Celem konkursu jest promocja kreatywnych i innowacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, a także chęć inspirowania innych samorządów do podejmowania działań na rzecz innowacyjności. Laureatów za 2022 rok wyłoniła kapituła, w której zasiedli przedstawiciele samorządów, ministerstw oraz redakcji Serwisu Samorządowego PAP. Zwycięskie projekty ogłoszone zostały podczas gali, która odbyła się 26 maja w siedzibie Ministerstwa Rozwoju i Technologii. Nagrody zostały przyznane w sześciu kategoriach: miasta duże – powyżej 200 tys. mieszkańców, gminy miejskie, gminy miejsko-wiejskie, gminy wiejskie, powiaty oraz samorządy województw.

Nagrody i pamiątkowe dyplomy w imieniu Gdańska odebrali: Marzena Kamińska – zastępca dyrektora Wydziału Budżetu Miasta i Podatków i Paweł Chmielewski – Starszy Specjalista Informatyk z Gdańskiego Centrum Informatycznego.

Podatkowy Robot – jak to działa?

Projekt polega na automatyzacji procesów w zakresie podatku od nieruchomości osób fizycznych – wprowadzenie przez „robota” informacji podatkowej IN-1 (przesłanej do urzędu drogą elektroniczną) do systemu dziedzinowego. „Robot” generuje decyzję, tworzy sprawę w systemie obiegu dokumentów (EZD) oraz wysyła ją do podatnika. Po odbiorze decyzji „robot” wprowadza UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) do systemu dziedzinowego i uzupełnia w nim datę odbioru decyzji. Ponadto "robot" sporządza codzienne raporty z postępu swojej pracy i wysyła automatycznie do zainteresowanych osób.

- Nadrzędnym celem naszego projektu było usprawnienie doręczania decyzji podatnikom przez zautomatyzowanie czynności kancelaryjno-technicznych związanych z przygotowaniem i wysłaniem decyzji. Czynności te są pracochłonne i powtarzalne, a ich zautomatyzowanie eliminuje również błędy ludzkie. „Robot” może pracować 24 godziny na dobę, a średni czas wprowadzenia jednej informacji wynosi około 8 minut. Pracownik potrzebuje dwa razy tyle czasu – mówi Izabela Kuś, Skarbnik Miasta Gdańska. – Dzięki automatyzacji całego procesu, miasto zaoszczędziło nie tylko środki pieniężne wynikające z kosztów wysyłki oraz braku zatrudnienia kolejnych osób. Automatyzacja przełożyła się też na zwiększenie efektywności pracowników, którzy zostali odciążeni od powtarzających się czynności, zyskując tym samym czas na inne zagadnienia podatkowe. Zadowoleni są też podatnicy: decyzje dostarczane są szybciej i skuteczniej, co jest szczególnie istotne dla  właścicieli nie mieszkających na stałe w Gdańsku, a miasto, nadążając za trendami, wychodzi naprzeciw tym, którzy preferują elektroniczne formy komunikacji z administracją publiczną.

Gdańsk jest pierwszym miastem w Polsce, które zastosowało takie rozwiązanie!

W 2022 roku wszystkie wpływające drogą elektroniczną informacje IN-1 zostały w pełni obsłużone przez „robota” w liczbie 6034 sztuk, co daje miesięcznie ponad 500 spraw.

Skąd pomysł na „robota”?

W związku z panującą pandemią, Miasto Gdańsk umożliwiło podatnikom składanie informacji podatkowych za pomocą kalkulatorów dostępnych online – Przyjazne Deklaracje. Następnie wdrożono na szeroką skalę akcję promującą i zachęcającą podatników do składania nie tylko informacji drogą elektroniczną, ale również wyrażania zgody na otrzymywanie korespondencji (w tym decyzji wymiarowych) przez pocztę ePUAP.

Te działania zakończyły się sukcesem, czego potwierdzeniem była bardzo duża liczba składanych informacji za pomocą środków elektronicznych. Wtedy zrodził się pomysł, aby tego typu informacje były obsługiwane nie przez pracowników, a przez „robota”!

Nieocenioną wartością było również zaangażowanie „robota” w wysyłkę corocznego wymiaru podatku. Tu rola pracownika merytorycznego polega tylko na wygenerowaniu zbiorczym decyzji przeznaczonych do wysyłki drogą elektroniczną i ich podpisanie, natomiast wszelkie pozostałe czynności wykonuje „robot”.

Wyróżnienie dla Portalu Szkolnego

Wyróżniony Portal Szkolny to narzędzie stworzone przez Gdańskie Centrum Informatyczne, przeznaczone zarówno dla rodziców, jak i uczniów. Ma prezentować oferty edukacyjne, a także dane statystyczne pochodzące z systemów obsługujących gdańskie placówki oświatowe. W portalu sprawdzimy m.in.: frekwencję w danej szkole, wyniki egzaminów, warunki danej szkoły (godziny pracy, dostępność dla osób niepełnosprawnych, zmianowość, itp.). Na dedykowanej do niego stronie internetowej będzie również możliwość porównania kliku szkół czy przedszkoli, które nas interesują. Portal Szkolny powstał w ramach projektu Gdańskiej Platformy Edukacyjnej, a w pełnym zakresie będzie funkcjonował od września.

- Samo założenie tego projektu odpowiada głównej idei przyświecającej gdańskiej edukacji, tj. budowie szkoły i przedszkola współpracy, gdzie skutecznie współdziałają ze sobą wszystkie podmioty zaangażowane w codzienne funkcjonowanie jednostki oświatowej – mówi Grzegorz Kryger, dyrektor Wydziału Edukacji Urzędu Miejskiego w Gdańsku. – Podstawą tej współpracy zawsze była właściwa komunikacja, skuteczny przepływ informacji i wzajemne wsłuchiwanie się w swój głos i potrzeby. Portal szkolny ma być dostępną bazą wszelkich niezbędnych informacji ułatwiających rodzicom czy uczniom wybór m.in. ścieżki kształcenia. Ma też umożliwić kadrze, dyrektorom szkół i przedszkoli pokazanie tego, co ich wyróżnia na edukacyjnej mapie Gdańska, tak, aby każdy znalazł w tej sieci placówek tę, która najpełniej odpowie na jego potrzebę własnego rozwoju.